2019届毕业班学生即将毕业，为做好2019届毕业生的档案整理及发放工作，保证毕业生档案及时准确地转递，同时为便于今后毕业生的档案转递查询，更好地为我院毕业生做好服务工作，现就2019届毕业生档案整理及转递工作等有关事项通知如下：

一、工作要求

学生人事档案是学生身份的重要证明，关系到学生的切身利益。学院毕业生的档案整理及发放工作实行“辅导员负责、各二级学院整理、学生处指导、统一发放”的工作原则。为此，各系、各位毕业班辅导员要本着服务学生，对学生负责的态度，高度重视毕业生的档案整理及发放工作，确保档案整理及发放工作顺利、有序、及时、准确地完成。

二、档案内容

（一）大学期间档案

 1.基本材料（必备材料）

①J9九游会军训表；

②J9九游会成绩表；；

③上海高校毕业生登记表；

④身份证正反面复印件和户口本主页、本人页复印件,注：户口迁入学校的学生需提供原户籍地的户口本主页、本人页复印件。

2.附加材料

①团员材料（于我院入团的学生团员材料）；

②入党积极份子材料（入党申请书、党课结业证书、入党积极分子考察登记表）；

③党员材料；

④各类奖惩材料（登记表）；

⑤报到证存根联（白联）；

⑥录取通知书。

（二）档案归档

各班毕业生辅导员将大学期间档案整理完毕后，经二级学院检查准确无误后，将高中档案一并装入毕业生人事档案（还未领取高中档案的，即日起请至学生处领取）。

（三）转递填写

1.档案袋：“档案袋”目录清单上准确、规范、字迹清晰地填写学生姓名、完整学号、并在所列内容的后面打√

2.邮政EMS详情单：毕业班的学生请自己核实档案寄送地址，本市户籍的为户籍所在的就业促进中心，非本市户籍的可通过http://www.chrm.gov.cn/chinamap/index.html（全国人社部门所属流动人员人事档案管理服务机构）查询并参考自己户籍地政府规定的接档单位相关信息（具体请咨询当地人社局）。在规定的时间内上交学生处档案寄送单位信息，由学生处统一打印快递单。

（四）装袋、封袋要求

装袋前要仔细核对档案袋内所有材料是否齐全、准确，装袋时务必核对档案袋内材料是否与档案袋标识的信息相符，各班装袋后经二级学院审核，学生处随机抽查，无误后方可封袋。

三、档案的发送

1.按时毕业的学生档案在暑假前通过市邮政局将毕业生档案寄送至相关管理部门。

2.未能发送的档案，各二级学院以学院单位整理造册，将快递单和未能发送档案捆扎好交到学生处。暂缓发送清单与档案转递单格式一致，要在备注栏写明学生未能发送的原因。（电子档与纸质档都需要）

四、档案的查询

毕业生离校一个月后可至档案接收单位查询是否成功转递。

                                                                                                                                                                                                                                                                                      J9九游会学生处

                                                                                                                                                                                                                                                                                            二〇一九年三月